Savez-vous écrire un mail ?

Savez-vous écrire un mail ?


"Kikoo, je vous écrit pour 1 entreti1 d'emboche, biz, Lili." Êtes-vous vraiment certaine que vos mails ne ressemblent pas à ça ? Le point sur ce que vous pouvez écrire - ou pas - dans vos courriels. Par Olivia Toja.

Avant, vous écriviez vos courriers à la main (en pleins et déliés, bien entendu), avec vos coordonnées en haut à gauche de la page, en suivant la feuille lignée posée sous votre papier à lettre… Aujourd’hui, vous tapez plus vite que l’éclair et il vous suffit d’un clic pour envoyer votre prose vers l’infini et l’au-delà. . Outil magique, le mail mérite néanmoins qu’on lui accorde un soin tout particulier. Pour passer maître es mail, explications :


Petit rappel de netiquette (ça ne fait jamais de mal)

Ce n’est pas parce que le message est « virtuel » qu’il ne vous représente pas : il laisse des traces et peut ressurgir alors que ne vous y attendez pas (la vengeance du mail masqué).
- N’en abusez pas. Rien de pire que d’être noyée sous les messages inutiles qui viennent polluer votre boîte. Et que dire des chaînes… N’infligez pas aux autres ce qui vous insupporte.


- Quand vous envoyez un mail groupé, cachez les adresses de l’ensemble des destinataires. Rien de pire que de voir ses coordonnées offertes à un ensemble de gens à qui on n’a pas choisi de les donner.
- Identifiez-vous : vérifiez que vos paramètres d’envoi mentionnent vos prénom et nom dans le champ « expéditeur ». L’envoi masqué, c’est pas joli-joli.


- N’utilisez pas de majuscules (sauf en début de phrase) dans l’objet et même dans le corps du mail (pour rappel, la majuscule est en cri, en langue web).


- Ecrivez en français, pas en « texto ».

- N’abusez pas du statut « haute priorité ». Vous finirez par ne plus être crédible.

Petit précis d’efficacité (ça ne fait pas de mal non plus)

L’objet de votre mail se doit d’être bien formulé : non seulement votre message aura plus de chance de ne pas se noyer dans la masse (un mail qui semble sans importance passe plus facilement à la trappe) mais en plus, il sera plus facile à retrouver.


- Choisissez un titre clair et précis : mieux vaut identifier rapidement le thème de votre message. (Evitez les « Infos » ou « Question » qui ne donnent pas envie d’en savoir plus).


- Si vous avez le sens de la formule, c’est le moment de l’utiliser : un titre accrocheur, pertinent ou drôle, se démarquera largement dans une longue liste de mails à lire…


- Indiquez le niveau d’importance de celui-ci : vous pouvez commencer par [URGENT] pour permettre au destinataire de l’identifier rapidement.


- En règle générale, indiquez le nom d’un dossier, le thème de votre message entre crochet afin de permettre une recherche efficace pour votre destinataire. Exemple : [Dossier Bonchoco] : date signature contrat.


Le corps du texte doit être structuré : séparez les paragraphes, utilisez le gras ou la couleur pour souligner les termes importants.


Sans utiliser un langage châtié, veillez à vous exprimer correctement et utilisez un correcteur orthographique si besoin est.

Votre signature doit être un atout :
Pour une signature professionnelle, allez à l’essentiel. Votre nom, votre fonction, le nom de votre société, l’adresse de votre site Web, votre numéro de téléphone et votre numéro de fax. Pas de petits dessins rigolos…


Pour la signature perso, vous avez plus de liberté : mentionnez vos prénom et nom, votre numéro de téléphone, l’adresse de votre site perso, votre page Facebook ou Myspace. Vous pouvez insérer un logo, une citation… (on est un peu plus réticent sur les gifs animés avec des étoiles qui clignotent ou des petits chiens qui remuent la tête… mais c’est vous qui voyez, hein ?).


Olivia Toja - © Pampa Presse


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Par catger - Publié dans : INFORMATIQUE - Communauté : Les Tendance des news.